Im Koenig & Bauer-Konzern umfasst das interne Kontrollsystem für den Rechnungslegungsprozess alle Grundsätze, Methoden und Maßnahmen, die eine wirksame, wirtschaftliche und ordnungsgemäße Rechnungslegung bei Einhaltung aller maßgeblichen rechtlichen Vorschriften sicherstellen. Richtlinien und Arbeitsanweisungen ergänzen die Organisations- und Kontrollstrukturen.
Das interne Kontrollsystem ist Bestandteil der internen Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) bei Koenig & Bauer und stellt ein Bündel an prozessintegrierten Kontrollaktivitäten dar. Das IKS basiert auf dem Modell der „Drei Verteidigungslinien“ und regelt eindeutig die Verantwortlichkeiten auf drei Linien: der operativen Ebene in der ersten Linie, in der zentralen IKS Fachstelle als koordinatives und beratendes Bindeglied in der zweiten Linie sowie der internen Revision in der dritten Linie, gefolgt vom externen Wirtschaftsprüfer.
Das interne Kontrollsystem im Hinblick auf die finanzrelevanten Kernprozesse hat die Aufgabe, die Ordnungsmäßigkeit, Verlässlichkeit und Richtigkeit der Rechnungslegung sowie externer Berichterstattung sicherzustellen.
In der Formalisierung der Elemente des internen Kontrollsystems wurden sowohl nationale Gesetzesregelungen als auch international anerkannte Rahmenwerke (wie z.B. COSO) berücksichtigt. Der Fokus liegt auf den in die Kernprozesse und IT-Systeme integrierten Kontrollen.
Eine kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung hinsichtlich Robustheit und Funktionsfähigkeit ist durch einen formalisierten Kontrollmechanismus gewährleistet.
Das ausgewogene Standardset an prozessintegrierten Kontrollen enthält neben den präventiven ebenfalls die nachgelagerten Kontrollen, sowohl voll automatisiert, als auch teils-automatisiert sowie die wenigen notwendigen manuellen Kontrollen nach dem vier-Augen-Prinzip oder als Selbstkontrollen.
Die IKS Rollen sind eindeutig in der IKS Rollenpyramide geregelt. Dabei liegt die Verantwortung für das Design der Kontrollen bei Kontrollverantwortlichen sowie die Überwachung dieser Kontrollen bei Führungskräften.
Der Vorstand und der Prüfungsausschuss werden mindestens jährlich über das interne Kontrollsystem durch die zentrale IKS Fachstelle unterrichtet. Im Falle wesentlicher Veränderungen im internen Kontrollsystem erfolgt eine unverzügliche Berichterstattung an den Vorstand.
Neben dem für die Holding und einige Beteiligungsunternehmen tätigen Rechnungswesen sind bei der Koenig & Bauer AG die Konzernrechnungslegung, das Konzerncontrolling, die Abteilungen Group Compliance/Revision, Corporate Finance/Treasury, Steuern und Personalmanagement/ Ausbildung angesiedelt. Bei den einzelnen Konzerngesellschaften befinden sich die Funktionen Controlling, Personalwesen, Compliance und zum Teil Rechnungswesen. Die Verantwortungsbereiche sind eindeutig zugeordnet bei klarer Funktionstrennung der am Rechnungslegungsprozess beteiligten Unternehmensbereiche. Alle beim Rechnungslegungsprozess mitwirkenden Abteilungen sind geeignet ausgestattet. Durch entsprechende Rechte sind die in der Finanz- und Personalbuchhaltung eingesetzten EDV-Systeme gegen unbefugte Zugriffe geschützt.
Die in der Vergangenheit von Eigenentwicklungen geprägten ERP-Systeme werden sukzessive auf das im Maschinen- und Anlagenbau weit verbreitete SAP-System umgestellt. Nach einer umfassenden Gesamtplanung des standortübergreifenden SAP-Projektes und einer intensiven Feinkonzeptphase läuft die Realisierung des zeitlich versetzten Rollouts. Nach der Umstellung bei der Holdinggesellschaft Koenig & Bauer AG und der Koenig & Bauer Industrial GmbH mit der Koenig & Bauer Gießerei GmbH, sowie Koenig & Bauer Banknote Solutions (DE) GmbH, Koenig & Bauer Banknote Solutions SA, Koenig & Bauer (AT) GmbH und Koenig & Bauer Digital & Webfed AG & Co.KG, findet das Roll-out stufenweise bei weiteren Konzerngesellschaften statt.
Die Rechnungslegung für den Konzern wird monatlich mittels eines Konsolidierungsprogramms durchgeführt. Quartalsweise erfolgen intensive Abstimmkontrollen. Bilanzierungs- und Bewertungsrichtlinien stellen sicher, dass die durch das International Accounting Standards Board (IASB) vorgegebenen Grundsätze, wie sie in der Europäischen Union umgesetzt sind, einheitlich angewendet werden. Das Risikomanagement-Handbuch dokumentiert den Prozess der Risikoerhebung und die Kommunikationsabläufe bei berichtspflichtigen Gefahren. Dadurch soll die Früherkennung und zeitnahe Information des Vorstands über Risiken bei der Koenig & Bauer AG und deren Tochtergesellschaften sichergestellt werden. Laufend wird das bestehende adäquate Richtlinienwesen aktualisiert und erweitert.
Anhand von Stichproben und durch manuelle oder körperliche Kontrollen werden die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten des Rechnungswesens regelmäßig überprüft. Dazu zählen jährliche Vorratsinventuren und Jahresabschlussarbeiten sowie in bestimmten Rhythmen Anlageninventuren. Darüber hinaus führt die eingesetzte Software programmierte Plausibilitätsprüfungen durch. Bei allen wesentlichen Vorgängen wenden wir das Vier-Augen-Prinzip an. Regelmäßige Schulungen und die unabhängige Überwachung stellen die Regelungskonformität des Konzernabschlusses sicher. Wesentliche rechnungslegungsrelevante Prozesse und Bereiche unterliegen analytischen Prüfungen, insbesondere durch die interne Revision und das Controlling. Die Effektivität der Kontrollen wird durch automatisierte Eingabe-, Ausgabe- und Verarbeitungskontrollen sichergestellt. Bei Bedarf werden externe Sachverständige herangezogen, z. B. bei der Bewertung der Pensionsverpflichtungen.
Genehmigende Stellen sind immer von den durchzuführenden Stellen getrennt. Ebenso existieren Schreib- und Leseberechtigungen. Bei der Buchung von Geschäftsvorfällen herrscht eine strikte Funktionstrennung. Differenzierte Anordnungsbefugnisse und Zugriffsbeschränkungen der Mitarbeitenden bestehen bezüglich der IT-Anwendungen. Einzelne Mitarbeitende in den Funktionsbereichen haben keine Zugriffsberechtigungen auf die komplette Prozessebene der Rechnungslegung (Warenannahme, Lagerzugang, Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe, -transfer). Mit den festgelegten Grundsätzen, Methoden und Maßnahmen wird eine Finanzberichterstattung nach den gesetzlichen Vorschriften gewährleistet.