Im Koenig & Bauer-Konzern umfasst das interne Kontrollsystem für den Rechnungslegungsprozess alle Grundsätze, Methoden und Maßnahmen, die eine wirksame, wirtschaftliche und ordnungsgemäße Rechnungslegung bei Einhaltung aller maßgeblichen rechtlichen Vorschriften sicherstellen. Richtlinien und Arbeitsanweisungen ergänzen die Organisations- und Kontrollstrukturen.
Neben dem für die Holding und einige Beteiligungsunternehmen tätigen Rechnungswesen sind bei der Koenig & Bauer AG die Konzernrechnungslegung, das Konzerncontrolling, die Abteilungen Group Compliance/Revision, Corporate Finance/Treasury, Steuern und Personalmanagement/Ausbildung angesiedelt. Bei den einzelnen Konzerngesellschaften befinden sich die Funktionen Controlling, Personalwesen, Compliance und zum Teil Rechnungswesen. Die Verantwortungsbereiche sind eindeutig zugeordnet bei klarer Funktionstrennung der am Rechnungslegungsprozess beteiligten Unternehmensbereiche. Alle beim Rechnungslegungsprozess mitwirkenden Abteilungen sind geeignet ausgestattet. Durch entsprechende Rechte sind die in der Finanz- und Personalbuchhaltung eingesetzten EDV-Systeme gegen unbefugte Zugriffe geschützt.
Die in der Vergangenheit von Eigenentwicklungen geprägten IT-Systeme werden sukzessive auf das im Maschinen- und Anlagenbau weit verbreitete SAP-System umgestellt. Nach einer umfassenden Gesamtplanung des standortübergreifenden SAP-Projektes und einer intensiven Feinkonzeptphase läuft die Realisierung des zeitlich versetzten Roll-outs. Nach der Umstellung bei der Holdinggesellschaft Koenig & Bauer AG und der großen Geschäftseinheit Koenig & Bauer Industrial mit der Koenig & Bauer Gießerei findet das Roll-out stufenweise bei weiteren Konzerngesellschaften statt.
Die Rechnungslegung für den Konzern wird monatlich mittels eines Konsolidierungsprogramms durchgeführt. Quartalsweise erfolgen intensive Abstimmkontrollen. Bilanzierungs- und Bewertungsrichtlinien stellen sicher, dass die durch das International Accounting Standards Board (IASB) vorgegebenen Grundsätze, wie sie in der Europäischen Union umgesetzt sind, einheitlich angewendet werden. Das Risikomanagement-Handbuch dokumentiert den Prozess der Risikoerhebung und die Kommunikationsabläufe bei berichtspflichtigen Gefahren. Dadurch soll die Früherkennung und zeitnahe Information des Vorstands über Risiken bei der Koenig & Bauer AG und deren Tochtergesellschaften sichergestellt werden. Laufend wird das bestehende adäquate Richtlinienwesen aktualisiert und erweitert.
Anhand von Stichproben und durch manuelle oder körperliche Kontrollen werden die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten des Rechnungswesens regelmäßig überprüft. Dazu zählen jährliche Vorratsinventuren und Jahresabschlussarbeiten sowie in bestimmten Rhythmen Anlageninventuren. Darüber hinaus führt die eingesetzte Software programmierte Plausibilitätsprüfungen durch. Bei allen wesentlichen Vorgängen wenden wir das Vier-Augen-Prinzip an. Regelmäßige Schulungen und die unabhängige Überwachung stellen die Regelungskonformität des Konzernabschlusses sicher. Wesentliche rechnungslegungsrelevante Prozesse und Bereiche unterliegen analytischen Prüfungen, insbesondere durch die interne Revision und das Controlling. Die Effektivität der Kontrollen wird durch automatisierte Eingabe-, Ausgabe- und Verarbeitungskontrollen sichergestellt. Bei Bedarf werden externe Sachverständige herangezogen, z. B. bei der Bewertung der Pensionsverpflichtungen.
Genehmigende Stellen sind immer von den durchzuführenden Stellen getrennt. Ebenso existieren Schreib- und Leseberechtigungen. Bei der Buchung von Geschäftsvorfällen herrscht eine strikte Funktionstrennung. Differenzierte Anordnungsbefugnisse und Zugriffsbeschränkungen der Mitarbeitenden bestehen bezüglich der IT-Anwendungen. Einzelne Mitarbeitende in den Funktionsbereichen haben keine Zugriffsberechtigungen auf die komplette Prozessebene der Rechnungslegung (Warenannahme, Lagerzugang, Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe, -transfer). Mit den festgelegten Grundsätzen, Methoden und Maßnahmen wird eine Finanzberichterstattung nach den gesetzlichen Vorschriften gewährleistet.