Sehr geehrte Aktionär:innen,
in einem durch die Covid-19-Pandemie, Inflation und Materialengpässe anspruchsvollen, aber durch die hohe Auftragsdynamik erfreulichen Geschäftsumfeld standen für den Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2021 die Stabilisierung und Steigerung der operativen Ertrags- und Finanzkraft des Konzerns durch das Effzienz- und Restrukturierungsprogramm P24x sowie strategische Themen zur Weiterentwicklung des Konzerns mit den Säulen Digitalisierung, Modularisierung und Nachhaltigkeit im besonderen Fokus seiner Tätigkeit. Zudem befasste sich der Aufsichtsrat eingehend mit der Geschäfts- und Ergebnisentwicklung sowie der Finanzlage und diskutierte u. a. die Geschäftspolitik, die Wettbewerbssituation, das Risikomanagement, die Compliance, die Cybersecurity, die Kapitalmarktstrategie, die ESG-Roadmap und die Entwicklung des Konzerns einschließlich der Investitionen. Neben der Corona-Situation und den entsprechenden Aktivitäten im Unternehmen standen Vergütungsthemen auf der Agenda des Aufsichtsrats bzw. der Ausschüsse. Erforderliche Beschlüsse wurden nach eingehender Prüfung und intensiver Beratung gefasst.
Auch im Berichtsjahr wurde der Aufsichtsrat vom Vorstand zeitnah, regelmäßig und umfassend über alle Vorgänge informiert, die von wesentlicher Bedeutung für das Unternehmen waren. Dies erfolgte 2021 überwiegend in hybriden Aufsichtsratssitzungen mit Präsenz- und Online-Teilnahme und in Videokonferenzen sowie auch telefonisch und schriftlich. Wöchentlich findet ein Jour fixe des Aufsichtsratsvorsitzenden mit dem Vorstandssprecher statt, weitere regelmäßige Jour fixe-Termine gibt es zwischen der Prüfungsausschussvorsitzenden und dem Finanzvorstand. Zudem hat sich der Aufsichtsrat kontinuierlich über die Entwicklung der wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens berichten lassen.
Der Aufsichtsrat erfüllte seine Aufgaben gemäß Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung mit großer Sorgfalt. Im Geschäftsjahr 2021 fanden insgesamt acht Aufsichtsratssitzungen und sieben Informationsveranstaltungen für den Aufsichtsrat zu aktuellen Themen statt. Dazu kamen noch die internen Abstimmungs-Calls vor allen Aufsichtsratssitzungen. Die Vorsitzenden der Ausschüsse des Aufsichtsrats berichteten dem Plenum regelmäßig über die Inhalte und Empfehlungen der Ausschusssitzungen. Auch im abgelaufenen Geschäftsjahr gab es zu den Mitgliedern des Aufsichtsrats keine Interessenkonflikte zu berichten. Die individualisierte Teilnahme an den Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen ist in nachfolgender Übersicht zusammengefasst:
| Name | Mitglied seit | Sitzungen Gesamt (8) | Personal- ausschuss (5) | Prüfungs- ausschuss (4) | Strategie- ausschuss (2) | Nominierungs- ausschuss (1) | Gesamt- teilnahme |
| Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner, Vorsitzender | 2018 | 8/8 | 5/5 | – | 2/2 | 1/1 | 100 % |
| Gottfried Weippert, stv. Vorsitzender | 2001 | 8/8 | 5/5 | 4/4 | 2/2 | – | 100 % |
| Dagmar Rehm, stv. Vorsitzende | 2014 | 8/8 | 5/5 | 4/4 | – | 1/1 | 100 % |
| Julia Cuntz | 2016 | 8/8 | – | – | – | – | 100 % |
| Carsten Dentler | 2017 | 8/8 | – | – | 2/2 | – | 100 % |
| Marc Dotterweich | 2015 | 7/8 | – | 3/4 | – | – | 83 % |
| Werner Flierl | 11.05.2021 | 5/8 | – | – | – | – | 100 % |
| Matthias Hatschek | 2006 | 8/8 | – | – | 2/2 | 1/1 | 100 % |
| Christopher Kessler | 2016 | 7/8 | – | – | 2/2 | – | 90 % |
| Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza | 2015 | 7/8 | – | – | 2/2 | – | 90% |
| Dr. Johannes Liechtenstein | 2019 | 8/8 | – | 4/4 | – | – | 100 % |
| Walther Mann (bis 11. Mai 2021) | 2006 | 3/8 | – | – | 1/2 | – | 100 % |
| Simone Walter | 2016 | 8/8 | – | – | 1/21 | – | 100 % |
Nachdem das Mandat von Matthias Hatschek als Vertreter der Aktionär: innen im Aufsichtsrat von der Hauptversammlung am 11. Mai 2021 verlängert wurde, gab es im Berichtsjahr keine personellen Veränderungen auf der Seite der Anteilseigner:innen im Aufsichtsrat. Am 20. April 2021 erfolgte turnusgemäß durch die inländischen Beschäftigten der Koenig & Bauer-Gruppe die Wahl der Arbeitnehmervertreter:innen in den Aufsichtsrat. Gottfried Weippert, Julia Cuntz, Marc Dotterweich, Christopher Kessler und Simone Walter wurden wiedergewählt. Als Nachfolger von Walther Mann, der altersbedingt mit Ablauf der Hauptversammlung am 11. Mai 2021 aus dem Aufsichtsrat ausschied, wurde Werner Flierl als Gewerkschaftsvertreter in den Aufsichtsrat gewählt. Der Aufsichtsrat hat Herrn Mann für seine langjährige engagierte Tätigkeit gedankt und diese in einem besonderen Rahmen gewürdigt. Nach dieser Veränderung auf der Seite der Arbeitnehmervertreter:innen im Aufsichtsrat wurde in der konstituierenden Aufsichtsratssitzung am 11. Mai 2021 im Anschluss an die Hauptversammlung die Besetzung der Aufsichtsratsausschüsse neu festgelegt. Julia Cuntz wurde in den Vermittlungs- und Simone Walter in den Strategieausschuss gewählt. Gottfried Weippert wurde als stellvertretender Aufsichtsratsvorsitzender bzw. als Mitglied des Präsidiums bestätigt. Auf der Internetseite der Gesellschaft wird die aktuelle Ausschussbesetzung im Detail dargestellt. Im Vorstand hat es seit dem letzten Bericht des Aufsichtsrats keine Veränderungen gegeben.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats werden bei Aus- und Fortbildungsmaßnahmen von der Gesellschaft angemessen unterstützt. Bei gesetzlichen Neuerungen sowie bei Anpassungen des Deutschen Corporate Governance Kodex wird das Gremium kontinuierlich von internen Expert:innen und externen Rechtsberater:innen auf dem Laufenden gehalten und geschult. 2021 erfolgte eine umfassende Schulung über die neuen gesetzlichen Verpflichtungen aus dem Finanzmarktintegritätsstärkungsgesetz (FISG). Neben den Weiterbildungsangeboten der Gewerkschaften und des DGB-Bildungswerks können die Arbeitnehmervertreter:innen die von der Hans-Böckler-Stiftung angebotenen Fachtagungen zur Aus- und Fortbildung nutzen. Ab 2022 wird das Fortbildungskonzept für den Aufsichtsrat mit halbjährlichen Webinaren zu ausgewählten Themen und optional mit externen Veranstaltungen erweitert. Weiter wird ein Onboarding-Prozess für neue Aufsichtsratsmitglieder eingerichtet.
Bei den Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen sowie Info-Videokonferenzen des Aufsichtsrats gab es 2021 die folgenden Themenschwerpunkte: Neben dem Bericht des Vorstands über den Stand des Effzienz- und Restrukturierungsprogramms P24x und über die Planungen zur Hauptversammlung am 11. Mai 2021 standen bei der Info-Videokonferenz des Aufsichtsrats am 10. Februar 2021 Vorstandsangelegenheiten und die Anpassung der Aufsichtsratsvergütung auf der Agenda. In der Info-Videokonferenz des Aufsichtsrats am 25. Februar 2021 wurden neben dem Bericht des Vorstands zum vorläufigen Jahresabschluss 2020 die Verankerung der Thematik Nachhaltigkeit/ESG in der Aufsichtsratsarbeit und die Anpassung der Aufsichtsratsvergütung eingehend diskutiert. Im anschließenden Umlaufbeschluss wurde festgelegt, die Thematik Nachhaltigkeit/ESG zusätzlich in den Verantwortungsbereich des Personalausschusses aufzunehmen.
In der hybriden Aufsichtsratssitzung am 22. März 2021 mit Präsenz- und Online-Teilnahme stimmte das Gremium dem Vorstandsbeschluss zu, die Hauptversammlung am 11. Mai 2021 als rein virtuelle Versammlung nach den Vorgaben des Covid-19-Gesetzes und den dort verankerten Regelungen zum Fragerecht der Aktionär:innen abzuhalten. Inklusive des neuen Vorstandsvergütungssystems und der Anpassung der Aufsichtsratsvergütung billigte der Aufsichtsrat den Einladungstext zur virtuellen Hauptversammlung am 11. Mai 2021 mit den neun Tagesordnungspunkten und den Vorschlägen zur Beschlussfassung.
Neben dem aktuellen Forecast für das Geschäftsjahr 2021 und dem P24x-Statusbericht befasste sich der Aufsichtsrat in der hybriden Sitzung am 23. März 2021 ausführlich mit den Jahresabschlüssen für die Koenig & Bauer AG und den Konzern zum 31. Dezember 2020, den entsprechenden Prüfungsberichten, dem zusammengefassten Lagebericht und nichtfinanziellen Konzernbericht. Neben Vorstandsangelegenheiten und Personalthemen standen zudem Statusberichte zum Diversitätsprojekt Frauenförderung/Level Playing Field und zur Kapitalmarktkommunikation auf der Agenda. Weiter ließ sich der Aufsichtsrat über die Folgewirkungen des vorliegenden Gesetzentwurfs für ein Verbandssanktionengesetz informieren.
Am 3. Mai 2021 fand eine Info-Videokonferenz des Aufsichtsrats mit Schwerpunkt auf den Q1-Zahlen statt. Die hybride Aufsichtsratssitzung am 10. Mai 2021 mit Präsenz- und Online-Teilnahme stand im Zeichen der Vorbereitung der virtuellen Hauptversammlung am Folgetag. Neben der ausführlichen Erörterung des Themas Cybersecurity waren der P24x-Statusbericht und Vorstandsangelegenheiten weitere Tagesordnungspunkte. Im Anschluss an die virtuelle Hauptversammlung am 11. Mai 2021 kam der Aufsichtsrat zu einer konstituierenden Sitzung zusammen. Aufgrund der Veränderungen auf der Arbeitnehmerseite erfolgten bei der hybriden Sitzung Anpassungen bei der Besetzung der Aufsichtsratsausschüsse.
Am 23. Juni 2021 fand eine Info-Videokonferenz des Aufsichtsrats mit einem Bericht des Vorstands zum Stand des P24x-Projektes statt. Weiter informierte der Vorstand über die Hintergründe und Auswirkungen der beschlossenen Teilauflösung der Restrukturierungsrückstellung für P24x.
Vor dem Start des Strategietages am 27. Juli 2021 fand eine Info-Videokonferenz des Aufsichtsrats zum Halbjahresbericht 2021 statt. Weiter wurden die sich aus dem Lieferkettensorgfaltspflichten- sowie Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz ergebenden neuen Verpflichtungen für Koenig & Bauer umrissen. Beim Strategietag des Aufsichtsrats diskutierte das Gremium in einer Videokonferenz eingehend die vom Vorstand auf Basis eines umfassenden Strategieprozesses vorgestellten strategischen Themen und Überlegungen zur zukünftigen übergeordneten Konzernstrategie mit der Fokussierung bestehender Stärken auf Nachhaltigkeit, Modularität und Digitalisierung. Neben der D&O-Versicherung für den Aufsichtsrat befasste sich der Aufsichtsrat in der als Videokonferenz durchgeführten Sitzung am 28. Juli 2021 mit dem aktuellen Forecast für das Geschäftsjahr 2021. Zusätzlich wurden die Ergebnisse der Effzienzprüfung des Aufsichtsrats diskutiert, die jährlich mittels eines mit externer Hilfe erarbeiteten und permanent an aktuelle Anforderungen angepassten Fragenkatalogs intern durchgeführt wird.
In einer hybriden Aufsichtsratssitzung am 20. September 2021 mit Präsenz- und Online-Teilnahme stellte der Vorstand dem Gremium die High-Level-Businessplanung für die Jahre 2022 bis 2026 vor. Weiter erfolgten ein Statusbericht zum P24x-Projekt und ein Zwischenbericht zum Diversitätsprojekt Frauenförderung/Level Playing Field durch den Vorstand.
Info-Videokonferenzen des Aufsichtsrats fanden am 27. Oktober 2021 zum Q3-Bericht und am 9. November 2021 zum Stand des P24x-Projekts statt. In der als Videokonferenz durchgeführten Aufsichtsratssitzung am 10. Dezember 2021 stellte der Vorstand ausführlich die Unternehmens- und Investitionsplanung für 2022 vor und gab einen Ausblick für die Folgejahre bis 2026. Der Aufsichtsrat genehmigte die Unternehmens- und Investitionsplanung für 2022 und nahm die Mittelfristplanung zur Kenntnis. Zur Komplexitätsreduktion stimmte das Gremium dem Konzeptentwurf des Vorstands zur Umstrukturierung der Koenig & Bauer Industrial AG & Co. KG in eine reine Kapitalgesellschaftsstruktur (GmbH) zu. Neben Cybersecurity, Vorstandsangelegenheiten und Vergütungsthemen standen Updates zum P24x-Projekt, zu IR/Kapitalmarktkommunikation und zur ESG-Roadmap auf der Agenda. Zudem wurde ein umfassendes Fortbildungskonzept für den Aufsichtsrat verabschiedet.
Ein Großteil der Arbeit des Aufsichtsrats wird in den verschiedenen Ausschüssen geleistet. Fünf reguläre Ausschüsse unterstützen den Aufsichtsrat bei der effzienten Wahrnehmung seiner Aufgaben, indem sie die vom Aufsichtsrat zu treffenden Beschlüsse und die im Plenum zu behandelnden Themen vorbereiten. Der Personalausschuss tagte fünfmal, der Prüfungsausschuss viermal und der Nominierungsausschuss einmal. Zusätzlich zum Strategietag, an dem das gesamte Aufsichtsratsgremium teilnahm, fanden noch zwei Sitzungen des Strategieausschusses im Berichtszeitraum statt. Bei der Sitzung des Corona-Ausschusses, dem Frau Dagmar Rehm, die Herren Matthias Hatschek und Gottfried Weippert sowie der Aufsichtsratsvorsitzende angehören, standen die aktuelle Corona-Situation und die entsprechenden Aktivitäten im Unternehmen im Fokus der Beratungen. Eine Einberufung des gemäß § 27 Absatz 3 MitbestG gebildeten Vermittlungsausschusses war auch 2021 nicht erforderlich.
Neben den Quartalsberichten bestand ein wesentlicher Arbeitsschwerpunkt des Prüfungsausschusses in der intensiven Durchsicht des Jahresabschlusses der Koenig & Bauer AG und des Konzernabschlusses mit dem zusammengefassten Lagebericht und nichtfinanziellen Konzernbericht sowie den entsprechenden Prüfungsberichten. Während des gesamten Prozesses der Abschlusserstellung fanden regelmäßige Jour fixe-Termine zwischen der Prüfungsausschussvorsitzenden und dem Abschlussprüfer statt. Bei der Jahresabschlussbesprechung berichteten die Vertreter des Abschlussprüfers dem Ausschuss über die Ergebnisse ihrer Prüfung und standen für Erläuterungen sowie für eine umfassende Diskussion verschiedener Themen zur Verfügung. Der Prüfungsausschuss bereitete die Billigung und Feststellung der Jahresabschlüsse durch den Aufsichtsrat vor. Er überwachte die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und holte dessen Unabhängigkeitserklärung ein. Weiter bereitete der Prüfungsausschuss den Wahlvorschlag für den Abschluss- und Konzernabschlussprüfer an die Hauptversammlung vor. Quartalsweise kontrollierte der Prüfungsausschuss die vom Abschlussprüfer in Anspruch genommenen Nicht-Prüfungsleistungen. Neben der Bestimmung der Prüfungsschwerpunkte der Abschlussprüfung waren das Compliance- und Risikomanagementsystem, die Risikosituation im Konzern, die interne Revision und Exportkontrolle sowie Cybersecurity weitere Themen in den Sitzungen des Prüfungsausschusses. Zudem hat sich das Gremium umfassend und regelmäßig über den Sachstand bei der SAP-Migration informieren lassen. Der Vorstandsvorsitzende und Finanzvorstand nahmen regelmäßig an den Sitzungen des Prüfungsausschusses teil.
Vorstandsangelegenheiten und Vergütungsthemen dominierten im Berichtsjahr die Sitzungen des Personalausschusses. Ein weiterer Schwerpunkt war die Erläuterung der ESG-Roadmap durch den Vorstand. Der Nominierungsausschuss bereitete die Kandidaten-Empfehlung an das Aufsichtsratsplenum für die bei der nächsten Hauptversammlung anstehende Aufsichtsratswahl vor. Der Strategieausschuss war umfassend in den neuen Konzern-Strategieprozess eingebunden und ließ sich vom Vorstand in den Sitzungen ausführlich über die Schwerpunktthemen Digitalisierung, Modularisierung und Service sowie über Fokusmärkte und -anwendungen informieren.
Die Anwendung und Weiterentwicklung der Corporate Governance-Regelungen im Unternehmen, insbesondere die Umsetzung der Empfehlungen des Kodex, werden vom Aufsichtsrat regelmäßig verfolgt. In der Erklärung zur Unternehmensführung auf der Internetseite der Gesellschaft werden die Aktivitäten des Aufsichtsrats mit Blick auf die Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG beschrieben.
In seiner Sitzung am 22. März 2022 stellte der Aufsichtsrat nach Anhörung der Abschlussprüfer, eigener sorgfältiger Prüfung und intensiver Erörterung den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss der Koenig & Bauer AG fest und billigte den Konzernabschluss der Koenig & Bauer-Gruppe zum 31. Dezember 2021 einschließlich des zusammengefassten Lageberichts und gesonderten nichtfinanziellen Konzernberichts sowie des Vergütungsberichts. Damit ist der Jahresabschluss der Koenig & Bauer AG nach § 172 AktG festgestellt. Die Beschlüsse wurden vom Prüfungsausschuss vorbereitet. Die Vorsitzende des Prüfungsausschusses berichtete dem Aufsichtsrat detailliert über das Ergebnis der intensiven Prüfungen und den Feststellungen des Ausschusses sowie über die Erörterungen mit den Abschlussprüfern und dem Vorstand. Die Abschlussprüfer berichteten dem Aufsichtsrat umfassend über ihre Prüfungshandlungen und -feststellungen und standen für ergänzende Fragen zur Verfügung. Die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Frankfurt am Main, Niederlassung Nürnberg, erteilte für beide Abschlüsse einschließlich des zusammengefassten Lageberichts jeweils uneingeschränkte Bestätigungsvermerke. Weiter wurde der gesonderte nichtfinanzielle Konzernbericht einer Prüfung zur Erlangung begrenzter Sicherheit durch die PricewaterhouseCoopers GmbH unterzogen und der Vergütungsbericht einer Prüfung mit hinreichender Sicherheit (inhaltliche Prüfung). Der Aufsichtsrat stimmte ebenso wie der Prüfungsausschuss den Ergebnissen des Abschlussprüfers aufgrund eigener Prüfung zu. Beide Gremien hatten keine Einwendungen gegen den Konzernabschluss, den Jahresabschluss der Koenig & Bauer AG, den zusammengefassten Lagebericht und nichtfinanziellen Konzernbericht sowie den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021 erhoben.
Der Abschlussprüfer hat zudem bestätigt, dass der Vorstand ein den gesetzlichen Vorschriften in § 91 Absatz 2 AktG entsprechendes Risikofrüherkennungssystem eingerichtet hat. Das angemessene und den Anforderungen des Unternehmens entsprechende Informations- und Überwachungssystem erscheint nach seiner Konzeption und tatsächlichen Handhabung geeignet, den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Wesentliche Schwächen des internen Kontrollsystems und des Risikofrüherkennungssystems wurden nicht berichtet.
Allen Mitarbeiter:innen, dem Vorstand, allen Führungskräften und Arbeitnehmervertreter:innen im Konzern dankt der Aufsichtsrat für ihren großen Einsatz für unsere Unternehmensgruppe in dem durch die anspruchsvollen Rahmenbedingungen herausfordernden Jahr 2021. Bei unseren Aktionär:innen bedanken wir uns für ihr Vertrauen in unsere Gesellschaft.
Würzburg, den 22. März 2022
Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG
Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner
Vorsitzender des Aufsichtsrats